Om de website goed te laten werken maken we gebruik van functionele cookies. Daarnaast maakt deze website maakt gebruik van Google Analytics. Google Analytics plaatst cookies om bezoekersstatistieken bij te houden. Wij hebben een verwerkersovereenkomst gesloten met Google, Google niet toegestaan de verkregen analytics-informatie te gebruiken voor andere Googlediensten en het laatste octet va het IP-adres gemaskeerd.
Deze privacyverklaring is voor het laatst gewijzigd op: 02-06-2022
Vastgesteld op 30-5-2022 door Lola Feijen | Stichting Prodas
Goedgekeurd op 30-5-2022 door Florence Frequin | Lumen Group
Waarom deze privacyverklaring?
Stichting Prodas is ervoor verantwoordelijk om persoonsgegevens van werknemers en sollicitanten zo goed mogelijk te beschermen en op een verantwoordelijke manier met deze persoonsgegevens om te gaan. Wij moeten daarbij voldoen aan de eisen van de privacywetten- en regelgeving. Wij willen transparant zijn over de soorten gegevens die wij verwerken, de doelen voor de verwerking, met wie we gegevens delen en welke rechten je als betrokkene hebt ten aanzien van je eigen gegevens. In deze privacyverklaring informeren we je hierover.
Heb je na het lezen van dit document nog vragen? Neem dan contact met ons op. Onze contactgegevens zijn:
Telefoonnummer: (0493) 670 603
E-mailadres: info@prodas.nl
Website: www.prodas.nl
Postadres: Heikamperweg 7, 5725 AZ Asten – Heusden
Functionaris Gegevensbescherming
Wij hebben ter bescherming van jouw persoonsgegevens en ter interne controle van ons beleid een functionaris voor gegevensbescherming aangesteld. De contactgegevens van onze functionaris gegevensbescherming zijn:
Naam: Lumen Group
E-mailadres: fg@lumengroup.nl
1. Welke gegevens verwerken wij?
Van werknemers verwerken wij de volgende persoonsgegevens:
- Naam, voornaam, voorletters, titel
- Geslacht, geboortedatum, geboorteplaats en nationaliteit
- Adres, postcode en woonplaats
- Telefoonnummer en e-mailadres
- IBAN bankrekeningnummer
- BSN
- Kopie ID-bewijs/paspoort
- Personeelsnummer
- Beeldmateriaal
- Loggegevens over het gebruik van de systemen
- Gegevens vastgelegd in de arbeidsovereenkomst
- Gegevens over salaris, belasting, premies en andere vergoedingen
- Gegevens over gevolgde en te volgen opleidingen, cursussen en stages
- Functioneringsgegevens- en verzuimgegevens
- Gezondheidsgegevens (op eigen verzoek)
- Geloofsovertuiging (op eigen verzoek)
- Gegevens die in het belang van de medewerker worden opgenomen met het oog op zijn/haar arbeidsomstandigheden
Van sollicitanten verwerken wij de volgende persoonsgegevens:
- Naam, voornaam, voorletters, titel
- Geslacht, geboortedatum, geboorteplaats en nationaliteit
- Adres, postcode en woonplaats
- Telefoonnummer en e-mailadres
- Arbeids- en opleidingsverleden (Curriculum Vitae)
2. Met welk doel verwerken wij jouw gegevens?
Wij verwerken persoonsgegevens van werknemers voor de volgende doeleinden:
- Het aangaan en vaststellen van de arbeidsovereenkomst
- Het uitvoeren van de arbeidsovereenkomst
- Berekenen en vastleggen van salarissen en andere tegoeden
- Het betalen van salarissen en andere tegoeden, en de afdracht van premies en belastingen
- Het verlenen van ontslag
- Het regelen van en de controle op aanspraken op uitkeringen in verband met de beëindiging van het dienstverband
- Het geven van leiding en ondersteuning aan de medewerker
- Het toegang geven tot het bedrijfsnetwerk
- Om te voldoen aan wettelijke verplichtingen (Belasting, Pensioen, Accountant);
- Het innen van vorderingen
- Het behandelen van geschillen
- De behandeling van personeelszaken\
- Het verstrekken van bedrijfs-medische zorg voor de werknemers en het kunnen nakomen van re-integratieverplichtingen bij verzuim
- Het zorgen voor de veiligheid van werknemers binnen Stichting Prodas
3. Verdere verwerking van persoonsgegevens
‘Verdere verwerking' betreft alle verwerkingen van persoonsgegevens voor een ander doel dan waarvoor de persoonsgegevens oorspronkelijk zijn verzameld. Dit kan een verwerking door ons als organisatie zijn, maar kan ook de basis zijn voor verstrekking van gegevens aan een andere verwerkingsverantwoordelijke. Dit doen we enkel wanneer het verstrekken van de persoonsgegevens verenigbaar is met het doel waarvoor de gegevens in eerste instantie zijn verzameld.
4. Op basis waarvan verwerken wij jouw gegevens?
Wij verwerken persoonsgegevens op basis van een van de volgende grondslagen:
- De verwerking is noodzakelijk om te voldoen aan een wettelijke plicht die op Stichting Prodas rust.
- De verwerking van de gegevens dient een algemeen belang.
- De verwerking is noodzakelijk ter uitvoering van een overeenkomst.
- Na toestemming van de medewerker in kwestie. Een eenmaal gegeven toestemming mag op ieder moment weer worden ingetrokken, zonder opgaaf van reden.
- De verwerking is noodzakelijk om de vitale belangen van de medewerker te beschermen (levensbelang).
- De verwerking is noodzakelijk voor de behartiging van de gerechtvaardigde belangen van Stichting Prodas. Hiervoor wordt per specifiek geval een belangenafweging gemaakt.
5. Hoe lang bewaren wij jouw gegevens?
Stichting Prodas bewaart jouw persoonsgegevens nooit langer dan noodzakelijk is. Na het einde van de bewaartermijn worden de persoonsgegevens verwijderd of vernietigd. Wij verwijderen jouw gegevens ook als het doel waarvoor wij jouw gegevens verwerken is bereikt.
Voor werknemers moeten wij gegevens uit de salarisadministratie die fiscaal van belang zijn, 7 jaren na uitdiensttreding bewaren. Loonbelastingverklaringen en een kopie van het identiteitsbewijs bewaren we 5 jaar na einde dienstverband. Voor overige gegevens uit het personeelsdossier geldt een bewaartermijn van 2 jaren.
Indien tussen betrokkene en Prodas, als gevolg van het wervings- en selectieproces, een dienstverband tot stand komt, dan zullen de bovengenoemde persoonsgegevens verwerkt en bewaard conform verwerkingsactiviteit ‘Uitvoering geven aan arbeidsovereenkomst’. Indien tussen betrokkene en Prodas, als gevolg van het wervings- en selectieproces, geen dienstverband tot stand komt, dan zullen de bovengenoemde persoonsgegevens uiterlijk vier weken na beëindiging van de sollicitatieprocedure verwijderd worden. Indien daar toestemming voor is gegeven door de sollicitant, bewaren wij deze documenten één jaar na beëindiging van de sollicitatieprocedure.
UITZONDERING ALLEEN VAN TOEPASSING INDIEN EIGEN RISICO DRAGER VOOR DE ZIEKTEWET: Omdat wij eigenrisicodrager zijn voor de Ziektewet, moeten wij gegevens over ziekmeldingen 5 jaren na uitdiensttreding bewaren. Voor het eigenrisicodragerschap voor de WGA (Werkhervatting Gedeeltelijk Arbeidsgeschikten) moeten wij de gegevens 10 jaar na uitdiensttreding bewaren.
6. Welke rechten heb je?
Je hebt specifieke rechten ten aanzien van de verwerking van jouw persoonsgegevens. Je hebt de volgende rechten:
- Weten of wij jouw persoonsgegevens verwerken;
- Inzage in de persoonsgegevens die wij van jou verwerken;
- Informatie over de verwerking van jouw persoonsgegevens;
- Bezwaar maken tegen het verwerken van jouw persoonsgegevens;
- Aanpassing van jouw persoonsgegevens als deze (mogelijk) onjuist zijn;
- Aanvulling van jouw persoonsgegevens als deze (mogelijk) onvolledig zijn;
- Beperking van de verwerking van jouw persoonsgegevens;
- Verwijdering (wissen) van jouw persoonsgegevens;
- Overdracht van jouw persoonsgegevens aan jezelf of aan een andere organisatie op jouw verzoek;
- Overleg met onze functionaris gegevensbescherming (zie de contactgegevens bovenaan deze privacyverklaring);
- Beantwoording vragen over de inhoud van deze privacyverklaring.
Als je vragen hebt of wilt weten welke persoonsgegevens wij van jou verwerken, kun je altijd contact met ons opnemen (zie de contactgegevens bovenaan deze privacyverklaring). Let op dat je altijd duidelijk aangeeft wie je bent, zodat wij kunnen verifiëren dat jouw verzoek/vraag betrekking heeft op jouw eigen gegevens.
Wij zullen binnen één maand van ontvangst van je verzoek reageren op welke wijze we gevolg hebben gegeven (of gaan geven) aan jouw verzoek. Afhankelijk van de ingewikkeldheid en aantal verzoeken, kan deze termijn met twee maanden worden verlengd. Ook hierover zullen we je binnen één maand na ontvangst informeren.
7. Hoe beveiligen wij jouw gegevens?
Beveiliging van persoonsgegevens is voor ons van groot belang. Wij hebben passende technische en organisatorische maatregelen getroffen om jouw persoonsgegevens te beveiligen. We passen de beveiliging steeds aan en letten goed op om te voorkomen dat er iets mis kan gaan.
8. Aan wie verstrekken wij jouw gegevens?
Wij verstrekken jouw persoonsgegevens niet zomaar aan anderen. Dat mogen wij alleen doen als je ons daarvoor toestemming hebt gegeven, als wij daartoe verplicht zijn op grond van de wet, als het nodig is voor de uitvoering van een overeenkomst waarbij jij betrokken bent, of als wij daartoe een gerechtvaardigd belang hebben.
Andere verwerkingsverantwoordelijken
Voor het uitvoeren van de arbeidsovereenkomst en het voldoen aan wettelijke plichten verstrekken we in sommige gevallen werknemersgegevens aan bijvoorbeeld de Belastingdienst, pensioenfondsen en arbodiensten.
Verwerkers
Met derde partijen aan wie wij jouw persoonsgegevens verstrekken en die onder onze verantwoordelijkheid jouw persoonsgegevens verwerken, sluiten wij schriftelijke overeenkomsten. In deze overeenkomsten worden afspraken gemaakt ter bescherming van jouw persoonsgegevens. Zo zorgen wij er voor dat derde partijen jouw persoonsgegevens alleen verwerken voor de afgesproken doelen en onder vooraf vastgestelde voorwaarden.
9. Verwerking van persoonsgegevens buiten de EU/EER
Persoonsgegevens worden niet door Stichting Prodas of haar verwerkers buiten de EU/EER verwerkt. Indien dit het geval is, dan dragen wij er zorg voor dat de persoonsgegevens adequaat worden beschermd.
Wij bewaren gegevens van gebruikers enkel binnen de Europese Economische Ruimte, ze worden alleen opgeslagen op servers die zich binnen de Europese Economische Ruimte bevinden. Ze worden niet doorgegeven aan derden.
10. Vragen of klachten?
Ben je het niet eens met de wijze waarop wij jouw persoonsgegevens verwerken of omgaan met jouw rechten? Neem dan contact met ons op (zie hiervoor de contactgegevens bovenaan de pagina).
Wil je niet rechtstreeks contact met ons opnemen, dan kun je altijd terecht bij onze functionaris gegevensbescherming. Zie hiervoor de contactgegevens bovenaan deze privacyverklaring
Als je vindt dat wij je niet op de juiste manier helpen, dan heb je het recht om een klacht in te dienen bij de Nederlandse Autoriteit Persoonsgegevens (“AP”) die als toezichthouder optreedt binnen het domein van privacy en informatiebeveiliging. Op www.autoriteitpersoonsgegevens.nl lees je hoe je een klacht kunt indienen.
11. Wijziging van deze privacyverklaring
Het kan voorkomen dat wij deze privacyverklaring in de toekomst wijzigen. Op onze website vind je steeds de meest actuele verklaring.
Asten-Heusden, 30-5-2022
Stichting Prodas
